1. Opisz rzeczywisty zakres
Policz firmy, płatników, pracowników, rodzaje umów, listy płac i operatorów. Zapisz wyjątki: wieloetatowość, cudzoziemcy, zasiłki, korekty, praca zmianowa, PPK i nietypowe składniki.
- liczba płatników i osób ubezpieczonych
- rodzaje umów i źródeł przychodu
- systemy RCP, finansowe, bankowe i portal HR
- wolumen korekt oraz historycznych danych
2. Wymagaj demonstracji na scenariuszu
Nie wystarczy prezentacja gotowych slajdów. Poproś o przejście całego procesu: przyjęcie pracownika, zmiana tytułu ubezpieczenia, absencja, naliczenie, korekta i wysyłka danych do ZUS.
Najlepiej użyć zanonimizowanej próbki własnych danych i przygotowanej listy oczekiwanych wyników.
3. Zadaj pytania o JPU
Producent nie musi znać finalnej specyfikacji, ale powinien mieć plan reakcji i sposób komunikacji z klientami.
- kto i w jakim terminie dostarczy aktualizację po publikacji specyfikacji?
- czy aktualizacja będzie w cenie aktywnej licencji lub abonamentu?
- czy będzie środowisko testowe i raport brakujących danych?
- jak system pokaże walidacje i błędy odrzucone przez ZUS?
- jak będzie wyglądać korekta danych oraz ślad audytowy?
4. Zapisz odpowiedzialność w umowie
Umowa powinna rozdzielać odpowiedzialność producenta, partnera wdrożeniowego i klienta. Warto opisać aktualizacje prawne, czasy reakcji, kopie danych, migrację, testy odbiorowe i wyjście z systemu.